Überblick
Aktivitätenvorlagen erlauben es Ihnen, identische Texte und Einstellungen für bestimmte Aktivitäten im Nexus an verschiedenen Stellen zu nutzen. Beispiele sind:
- E-Mail-Vorlagen für standardisierte Absagen an Kandidaten, die mit Variablen personalisiert werden.
- Notizvorlagen, die beispielsweise bestimmte Punkte bereits vorgeben, die ergänzt werden können.
- Meeting-Vorlagen, die bereits eine erste Agenda enthalten, die wiederkehrend bei Meetings eingesetzt wird.
Definierte Vorlagen werden in Abhängigkeit des Vorlagentyps in der Nexus-Aktivitätenleiste zur Auswahl angeboten. Wenn Sie beispielsweise eine neue Aufgabe erstellen möchten, eine neue E-Mail schreiben möchten oder eine Notiz erstellen möchten, können Sie jeweils Vorlagen mit dem entsprechenden passenden Vorlagentyp wählen und so die Erstellung beschleunigen.
Vorlagen finden Sie in der linken Seitennavigation unter Einstellungen > Content Studio > Tab “Vorlagen”.
Eigenschaften aller Aktivitätenvorlagen
Die folgenden Eigenschaften sind jeder Aktivitätenvorlage, unabhängig des Vorlagentyps.
| Feld | Beschreibung |
|---|
| Name | Gibt den Namen der Vorlage an. Bspw. “Absage Vorstellungsgespräch” oder “Einladung 1. Interview” |
| Beschreibung | Beschreibt die Vorlage. Beispielsweise, wann diese genutzt werden soll oder für wen sie gedacht ist. |
| Tags | Dienen der Verschlagwortung/Filterung von Vorlagen. Sie können bspw. alle Vorlagen, die sich auf Kontakte beziehen mit dem Tag “kontakt” markieren. |
Vorlagenarten
Insgesamt stehen in Nexus 4 verschiedene Aktivitätenvorlagen zur Verfügung. Dies sind E-Mail-Vorlagen, Notizvorlagen, Aufgabenvorlagen sowie Meeting-Vorlagen. Jeder der Vorlagentypen kann mit Variablen konfiguriert werden.
E-Mail-Vorlagen
| Feld | Beschreibung |
|---|
| To | Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die EmpfängerInnen der E-Mail sind. Nutzen Sie Variablen, um E-Mail Adressen als Platzhalter zu setzen. |
| CC | Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die EmpfängerInnen, die die E-Mail in Kopie erhalten sollen. Nutzen Sie Variablen, um E-Mail Adressen als Platzhalter zu setzen. |
| BCC | Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die EmpfängerInnen, die die E-Mail als Blind-Kopie erhalten sollen. Nutzen Sie Variablen, um E-Mail Adressen als Platzhalter zu setzen. |
| Betreff | Betreffzeile der E-Mail. Nutzen Sie Variablen, um Teile des Betreffs dynamisch zu definieren. |
| Nachricht | Formatierter Inhalt der E-Mail. Nutzen Sie Variablen, um Teile der Nachricht dynamisch zu definieren. |
| Anhänge | Dateianhänge, die Teil der Vorlage sind. Bspw. PDFs, Word oder andere Dateien. Vorlagen-Anhänge werden bei der Auswahl der Vorlage in einer E-Mail Aktion immer im Standardhinzugefügt und können bspw. um weitere Dateien ergänzt oder entfernt werden. |
Notizvorlagen
| Feld | Beschreibung |
|---|
| Notiztitel | Titel der Notiz. Nutzen Sie Variablen, um Teile des Titels dynamisch zu definieren. |
| Notiztyp | Art der Notiz. Kann folgende Werte haben: Allgemeine Notiz, Meeting-Notiz, Anrufnotiz, Recherche, Erinnerung |
| Notizinhalt | Optionale Beschreibung der Notiz. Nutzen Sie Variablen, um Teile der Beschreibung dynamisch zu definieren. |
| Diese Notiz anheften | Wenn die Notiz angeheftet wird, wird sie immer ganz oben in der Aktivitätenleiste der verbundenen Datensätze angezeigt. |
| Diese Notiz privat machen | Wenn die Notiz privat ist, kann nur der Ersteller die Notiz sehen. |
Aufgabenvorlagen
| Feld | Beschreibung |
|---|
| Titel | Titel der Aufgabe. Nutzen Sie Variablen, um Teile des Titels dynamisch zu definieren. |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung der Aufgabe. Nutzen Sie Variablen, um Teile der Beschreibung dynamisch zu definieren. |
| Priorität | Gibt die Wichtigkeit der Aufgabe an. Werte sind: Niedrig, Mittel oder Hoch |
| Status | Gibt den aktuellen Stand der Aufgabe an. Werte sind: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen |
| Geschätzte Stunden | Gibt an, wie viel Zeit für die Aufgabe eingeplant werden muss |
Meeting-Vorlagen
| Feld | Beschreibung |
|---|
| Meeting-Titel | Titel/Betreff des Meetings. Nutzen Sie Variablen, um Teile des Titels dynamisch zu definieren. |
| Agenda | Optionale Agenda des Meetings. Nutzen Sie Variablen, um Teile der Agenda dynamisch zu definieren. |
| Meeting-Typ | Gibt die Art des Meetings an. Werte sind: Vor Ort, Videoanruf, Telefonat. Im Fall von Videoanrufen, wird bei der Verwendung des Templates automatisch eine Meeting-URL (Microsoft-Teams Link) erstellt, wenn die BenutzerInnen ihre Accounts verbunden haben. |
| Privat | Gibt an, ob das Meeting als “Privat” gekennzeichnet wird. In diesem Fall wird das Meeting auch in der Kalendersynchronisation als privat gekennzeichnet. das |
| Meeting-Notizen | Weitere Notizen zum Meeting, die nicht Teil der Agenda sind. Bspw. nach dem Meeting. |
Aktivitätenvorlagen erstellen
- Öffnen Sie die linke Seitennavigation Einstellungen > Content Studio.
- Öffnen Sie den Tab “Vorlagen”.
- Klicken Sie oben rechts auf den blauen Button “Neue Vorlage”.
- Wählen Sie eine Vorlagenart.
- Geben Sie die Details der Vorlage ein. Diese können Sie auch später noch vervollständigen.
- Klicken Sie auf den blauen Button “Neue Vorlage”, um die Vorlage zu speichern. Wenn Sie doch keine Vorlage erstellen möchten, klicken Sie auf “Abbrechen”.
Aktivitätenvorlagen bearbeiten
- Öffnen Sie die linke Seitennavigation Einstellungen > Content Studio.
- Öffnen Sie den Tab “Vorlagen”.
- Öffnen Sie die Vorlage entweder durch den Klick auf die Tabellenzeile der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, oder durch den Klick auf Stift-Button “Bearbeiten” ganz links in der Spalte Aktionen.
- Bearbeiten und ändern Sie die Vorlage in der Detailansicht.
- Klicken Sie auf den blauen “Speichern” Button, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie “Abbrechen”, um die Änderungen nicht zu speichern.
Aktivitätenvorlagen löschen
- Öffnen Sie die linke Seitennavigation Einstellungen > Content Studio.
- Öffnen Sie den Tab “Vorlagen”.
- Löschen Sie die Vorlage entweder
- in der Listenansicht durch klicken auf den Mülleimer Button in der Spalte Aktionen ganz rechts in der Tabelle. Bestätigen Sie die Warnung durch den Klick auf den roten Button “Löschen”.
- in der Detailansicht der Vorlage durch klicken auf den roten Button “Löschen” unten links in der Detailansicht. Bestätigen Sie die Warnung durch den Klick auf den roten Button “Löschen”.
Die Löschung einer Vorlage kann nicht rückgangig gemacht werden.
