Allgemein
Die Konfiguration workspaceweiter Löschfristen ist ein zentrales Element, um Datenschutz- und Compliance-Anforderungen bei der Verwaltung von Bewerbungen und Kandidaten automatisiert einzuhalten und eine saubere Löschung sicherzustellen.Bewerbungen
Löschfristen für Bewerbungen konfigurieren
Um die allgemeine Löschfrist/Aufbewahrungsfrist von Bewerbungen zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:Wählen Sie im Bereich "Datenaufbewahrungsfrist für Bewerbungen" eine Frist
Verfügbare Werte sind 6, 9, 12, 18 oder 24 Monate, wobei 6 Monate der Standardwert ist.
Löschfristen für Bewerbungen anpassen
Die Anpassung der allgemeinen Löschfrist kann zu jedem Zeitpunkt erfolgen. Es gelten die Schritte im Punkt “Workspaceweite Löschfristen für Bewerbungen konfigurieren”.Wichtig!Wenn ein Administrator die workspaceweite Löschfrist für Bewerbungen anpasst, findet eine Neuberechnung aller Ablaufdaten der Bewerbungen statt, um die neuen Einstellungen (Frist) zu berücksichtgen.Wenn die Löschfrist verkürzt wird, kann es zum Verlust von Bewerbungen kommen.Bewerbungen in einem finalen Workflow-Status werden nicht neu berechnet.
Berechnung des Ablaufdatums
Wenn eine Bewerbung erstellt wird, wird das Ablaufdatum der Bewerbung berechnet als: “Erstelldatum der Bewerbung plus Workspace spezifische Löschfrist gleich neues Ablaufdatum”. Wenn bspw. eine Löschfrist von 6 Monaten konfiguriert ist und eine Bewerbung am 15. Januar erstellt wird, dann läuft die Bewerbung am 15. Juli des Jahres ab.Automatische Verlängerung des Ablaufdatums
Das Ablaufdatum wird automatisch neu berechnet, sobald eine relevante Aktivität in der Bewerbung stattfindet. Dazu gehören:- Bearbeiten von Bewerbungsdetails (z. B. Aktualisieren des Namens oder der Quelle des Bewerbers)
- Hochladen oder Entfernen von Dokumenten
- Hinzufügen von Aktivitätseinträgen oder Notizen
Einfrieren des Ablaufdatums im Fall von bestimmten Prozessstatus
Wenn eine Bewerbung eine letzte Phase ihres Workflows erreicht (z. B. „Angebot angenommen“ oder „Bewerber abgelehnt“), wird das Ablaufdatum eingefroren. Ab diesem Zeitpunkt verlängern keine weiteren Bearbeitungen, Dokumenten-Uploads oder Aktivitätseinträge das Ablaufdatum. Dadurch wird sichergestellt, dass abgeschlossene Bewerbungen unabhängig von späteren administrativen Änderungen einem vorhersehbaren Aufbewahrungszeitraum unterliegen. Wird eine Bewerbung von einer letzten Phase in eine frühere Phase zurückversetzt, wird die automatische Neuberechnung des Ablaufdatums wie gewohnt fortgesetzt.Manuelle Anpassungen des Ablaufdatums
Benutzer können das Ablaufdatum einer Bewerbung manuell anpassen, wobei folgende Einschränkungen gelten:- Das Datum muss in der Zukunft liegen (vergangene Daten sind nicht zulässig).
- Das Datum darf das aktuelle Ablaufdatum zuzüglich der Aufbewahrungsfrist des Arbeitsbereichs nicht überschreiten.
Kandidat*innen
Löschfristen für Kandidat*innen konfigurieren
Um die allgemeine Löschfrist/Aufbewahrungsfrist von Kandidaten zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:Wählen Sie im Bereich "Datenaufbewahrungsfrist für Kandidaten" eine Frist
Verfügbare Werte sind 6, 9, 12, 18, 24 Monate oder Unbegrenzt (keine automatische Löschung), wobei 6 Monate der Standardwert ist.