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Übersicht

Anrufe sind ein wesentlicher Bestandteil der Aktivitätenleiste in Nexus Search. Sie dienen dazu, eingehende und ausgehende Gespräche per Telefon oder Mobiltelefon mit Unternehmen, Kontakten, Projekte oder Kandidaten (usw.) festzuhalten. Durch die Verbindung zu verschiedenen Datensätzen, helfen Ihnen Anrufe, eine vollständige Kommunikationshistorie zu pflegen.

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Eigenschaften von Anrufen

FeldBeschreibung
Verbundene DatensätzeDatensätze in Nexus, die mit dem Anruf verbunden sind. Wenn ein Datensatz verbunden ist, taucht der Anruf in der Aktivitätenleiste des Datensatzes auf.
Vorlage wählenWählen Sie eine Aufgaben-Vorlage aus dem Content Studio. Es werden die definierten Inhalt inkl. der Variablen geladen.
TitelTitel der Aufgabe (Pflicht)
BeschreibungOptionale Beschreibung der Aufgabe
PrioritätGibt die Wichtigkeit der Aufgabe an. Werte sind: Niedrig, Mittel oder Hoch
StatusGibt den aktuellen Stand der Aufgabe an. Werte sind: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen
StartdatumDas Datum, an dem mit der Aufgabe begonnen werden soll.
FälligkeitsdatumDas Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen werden soll.
Geschätzte StundenGibt an, wie viel Zeit für die Aufgabe eingeplant werden muss

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Aufgaben erstellen

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Anruf erstellen

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Schnellstart

Um einen neuen Anruf zu protokollieren:
1

Datensatz öffnen

Klicken Sie auf den jeweiligen Datensatz (Account, Kontakt, Kandidat, Bewerbung, etc.)
2

Aktivitäten-Reiter öffnen

Navigieren Sie zum Reiter “Aktivitäten/Verlauf”
3

Anruf erstellen

Klicken Sie auf den Button “Anruf”
4

Anrufdetails eingeben

Füllen Sie die Pflichtfelder und optionalen Felder aus
5

Anruf speichern

Klicken Sie auf “Anruf erstellen”, um den Anruf zu speichern

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Anruf bearbeiten

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Anruf löschen

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Verknüpfte Datensätze

Wenn Sie einen Anruf auf einem bestehenden Datensatz erstellen, wird dieser automatisch mit der neuen Aktivität verknüpft. Sie können jedoch über verknüpfte Datensätze weitere Datensätze mit diesem Anruf verbinden.Wenn Datensätze mit einem Anruf verknüpft werden, wird der Anruf entsprechend auch in den Aktivitätenleisten dieser Datensätze angezeigt.

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Pflichtfelder und optionale Felder

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Anrufrichtung (Pflichtfeld)

Sie müssen die Anrufrichtung auswählen:
  • Eingehend - Anrufe, die Sie empfangen haben
  • Ausgehend - Anrufe, die Sie getätigt haben

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Telefonnummer (Optional)

Geben Sie die Telefonnummer ein, von der Sie angerufen wurden oder die Sie angerufen haben.

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Anrufergebnis (Optional)

Wählen Sie das Ergebnis des Anrufs aus den folgenden Optionen:
  • Keine Antwort - Der Anruf wurde nicht entgegengenommen
  • Besetzt - Die Leitung war besetzt
  • Mailbox - Der Anruf ging zur Mailbox
  • Fehlgeschlagen - Der Anruf konnte nicht hergestellt werden
  • Abgeschlossen - Der Anruf wurde erfolgreich durchgeführt

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Dauer (Optional)

Protokollieren Sie die Dauer des Anrufs in Minuten.

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Aufnahme-URL (Optional)

Wenn Sie eine Telefon-Integration nutzen, die beispielsweise Call-Transkripte zur Verfügung stellt, können Sie im Feld Aufnahme-URL einen Link zum Call-Transkript vergeben.

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Anrufnotizen (Wichtig)

Das Feld Anrufnotizen ist besonders wichtig. Hier können Sie Ihre Gedanken, Gesprächsthemen und alles festhalten, was für diesen Anruf relevant ist.

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Speech-to-Text Feature

Nutzen Sie das Speech-to-Text Feature, um per Spracheingabe schnell und einfach Ihre Gedanken in das Anrufnotizfeld einzufügen. Ihre gesprochenen Worte werden transkribiert und direkt im Feld eingefügt.Schauen Sie sich die Dokumentation zum Speech-to-Text Feature für weitere Details an.

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Anruf bearbeiten

Um einen Anruf im Nachgang zu bearbeiten:
1

Detaildatensatz öffnen

Öffnen Sie den entsprechenden Datensatz (z.B. Account, Kontakt, Bewerbung oder Kandidat)
2

Anruf in Aktivitätenleiste finden

Suchen Sie in der Aktivitätenleiste nach der entsprechenden Anrufaktivität
3

Bearbeiten öffnen

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon auf der rechten Seite der Aktivität, oder klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie “Aktivität bearbeiten”
4

Details anpassen

Es öffnen sich die Details des Anrufs. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5

Änderungen speichern

Klicken Sie auf “Änderungen speichern”, um die Bearbeitung abzuschließen

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Anruf löschen

Das Löschen eines Anrufs entfernt die Aktivität dauerhaft aus allen verknüpften Datensätzen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Um einen Anruf zu löschen:
1

Anruf in Aktivitätenleiste finden

Suchen Sie in der Aktivitätenleiste nach dem zu löschenden Anruf
2

Drei-Punkte-Menü öffnen

Klicken Sie auf der rechten Seite in der Aktivitätenleiste auf die drei Punkte
3

Löschen auswählen

Wählen Sie den roten Button “Aktivität löschen”
4

Löschung bestätigen

  • Bestätigen Sie die Warnung, indem Sie “Aktivität löschen” klicken
  • Oder klicken Sie “Abbrechen”, wenn Sie die Aktivität doch nicht löschen möchten

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Data Management Agent (DMAA)

Wichtig: Anrufnotizen sowie weitere Informationen werden dem Data Management Agent (DMAA) zur Verfügung gestellt.Der DMAA prüft die Inhalte des Anrufs darauf hin, ob der Datensatz eines Kandidaten, eines Kontakts oder einer Bewerbung aktualisiert werden sollte, aufgrund der Informationen aus dem Anruf.
Vorgeschlagene Aktualisierungen finden Sie im Agenten-Posteingang auf der linken Seite der Navigation. Weitere Informationen zum Data Management Agent finden Sie in der DMAA-Dokumentation.

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Hauptfunktionen

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Kommunikationshistorie

Pflegen Sie eine vollständige Historie aller Telefonkommunikationen:
  • Eingehende und ausgehende Anrufe
  • Anrufergebnisse und -dauer
  • Detaillierte Gesprächsnotizen
  • Zeitstempel für jeden Anruf

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Multi-Datensatz-Verknüpfung

  • Verknüpfen Sie Anrufe mit mehreren Datensätzen gleichzeitig
  • Sehen Sie Anrufe in den Aktivitätenleisten aller verknüpften Datensätze
  • Behalten Sie den Kontext über verschiedene Entities hinweg

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Telefon-Integrationen

  • Verknüpfen Sie externe Call-Transkripte
  • Integrieren Sie Aufnahmen und Recordings
  • Verbinden Sie Telefonie-Systeme über Aufnahme-URLs

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KI-gestützte Datenverwaltung

  • Automatische Analyse von Anrufnotizen durch DMAA
  • Intelligente Vorschläge für Datensatz-Updates
  • Extraktion relevanter Informationen aus Gesprächsinhalten

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Best Practices

Verwenden Sie die Speech-to-Text-Funktion direkt nach dem Anruf, um Ihre Gedanken frisch und detailliert zu erfassen, während die Gesprächsinhalte noch präsent sind.
Protokollieren Sie immer das Anrufergebnis. Dies hilft bei der Nachverfolgung und gibt Kontext für zukünftige Interaktionen.
Verknüpfen Sie Anrufe mit allen relevanten Datensätzen (Kandidat, Kontakt, Account, Bewerbung), um eine vollständige Kommunikationshistorie über alle Entities zu gewährleisten.
Überprüfen Sie regelmäßig den Agenten-Posteingang für DMAA-Vorschläge, um Ihre Datensätze aktuell zu halten, basierend auf Anrufinformationen.
Protokollieren Sie die Anrufdauer, um die Zeit zu tracken, die Sie in die Kommunikation mit Kontakten, Kandidaten und Accounts investieren.

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Verwandte Dokumentation

  • Notizen - Erfahren Sie mehr über das Speech-to-Text Feature und DMAA
  • Meetings - Protokollieren Sie persönliche Meetings
  • E-Mails - Verwalten Sie E-Mail-Kommunikationen
  • Aktivitäten-Zeitleiste - Überblick über alle Aktivitäten